Mwongozo Kamili wa Kutumia AMSON Schools Smart System

AMSON Schools Smart System ni mfumo wa kisasa wa kusimamia shule kidigitali. Mfumo huu unasaidia kusimamia wanafunzi, walimu, madarasa, masomo, mitihani, matokeo, mahudhurio, malipo, maktaba, usafiri, afya ya wanafunzi, matangazo na taarifa mbalimbali za shule. Mfumo una dashboard yenye menus tofauti kulingana na aina ya mtumiaji kama Super Admin, Admin, Teacher, Accountant, Librarian, Driver, Nurse, Student na Parent.

1. Kuingia Kwenye Mfumo
Hatua za kuingia
Fungua browser kama Google Chrome.
Andika link ya mfumo wako.
Fungua ukurasa wa login.
Weka username/email.
Weka password.
Bonyeza Login.
Baada ya kuingia utaona dashboard kulingana na nafasi yako.

Kumbuka: Kila mtumiaji ataona sehemu zinazomhusu tu. Admin wa shule ataona data za shule yake kupitia school_id, wakati Super Admin anaweza kuona mfumo mzima.

2. Dashboard Kuu

Dashboard ndiyo sehemu ya kwanza baada ya kuingia.

Kupitia dashboard unaweza kuona:

Jumla ya wanafunzi.
Jumla ya staff/walimu.
Jumla ya wazazi.
Jumla ya madarasa.
Jumla ya masomo.
Messages.
Attendance report.
Finance summary.
Quick actions.
Menus za haraka za modules zote muhimu.

Dashboard pia ina search box ya kutafuta page/module kwa haraka.

3. Kusimamia Shule / Branches

Sehemu hii hutumika kusajili na kusimamia shule au matawi.

Hatua
Fungua Schools / Branches.
Bonyeza kuongeza shule mpya.
Jaza jina la shule, taarifa muhimu na maelezo.
Save.
Shule iliyosajiliwa itaonekana kwenye orodha.
Faida
Inasaidia kutenganisha data za kila shule.
Kila admin anaweza kuhusishwa na school_id yake.
Super Admin anaweza kusimamia shule zote.
4. Kusimamia Admins na Roles

Mfumo una uwezo wa kusimamia watumiaji kwa role tofauti.

Roles zinazoweza kuwepo
Super Admin
Admin
Manager
Head Teacher
Teacher
Accountant
Librarian
Driver
Nurse
Student
Parent
Staff
Hatua za kuongeza admin/staff
Fungua Admins au Staff.
Bonyeza kuongeza mtumiaji.
Jaza jina, email/username, password na role.
Chagua shule husika kama inahitajika.
Save.
Muhimu
Super Admin anaona menus zote.
Admin wa shule anaona data za shule yake tu.
Teacher ataona pages za kufundishia na kuingiza marks.
Accountant ataona finance pages.
Nurse ataona health records.
Librarian ataona library pages.
5. Kusajili Wanafunzi

Sehemu hii hutumika kuongeza wanafunzi wapya.

Hatua
Fungua Students.
Bonyeza Add Student.
Jaza taarifa za mwanafunzi:
Jina kamili
Jinsia
Darasa
Email/username kama ipo
Taarifa za mzazi/mlezi
School ID
Save.
Baada ya kusajili
Mwanafunzi ataonekana kwenye orodha.
Anaweza kuhusishwa na mzazi.
Anaweza kuingiziwa marks.
Anaweza kufuatiliwa attendance.
Anaweza kupewa result card.
6. Kusajili Madarasa
Hatua
Fungua Classes.
Bonyeza kuongeza darasa.
Andika jina la darasa, mfano:
FORM I
FORM II
FORM III
FORM IV
Chagua shule husika.
Save.
Matumizi ya madarasa
Kupanga wanafunzi.
Kuassign masomo.
Kuassign walimu.
Kuandaa matokeo kwa darasa.
Kuandaa attendance kwa darasa.
7. Kusajili Masomo
Hatua
Fungua Subjects.
Bonyeza kuongeza somo.
Andika jina la somo.
Chagua shule.
Save.
Mfano wa masomo
Mathematics
English
Kiswahili
Biology
Chemistry
Physics
Civics
History
Geography
Commerce
Bookkeeping
8. Kuassign Masomo Kwenye Darasa

Sehemu hii huunganisha darasa na masomo yanayosomwa.

Hatua
Fungua Assign Subjects.
Chagua darasa.
Tick masomo yanayofundishwa kwenye darasa hilo.
Save.
Faida
Mfumo utajua kila darasa linasoma masomo gani.
Teachers wataingiza marks kwa masomo yaliyopangwa.
Matokeo yatatolewa kwa mpangilio sahihi.
9. Kuassign Walimu
Hatua
Fungua Assign Teachers.
Chagua mwalimu.
Chagua darasa.
Chagua somo.
Save.
Faida
Teacher ataona masomo na madarasa aliyopangiwa.
Inarahisisha kuingiza marks.
Inasaidia kufuatilia utendaji wa walimu.
10. Kusimamia Exam Types

Exam types hutumika kupanga aina za mitihani.

Mfano
TEST 1
TEST 2
MIDTERM
FINAL
MOCK
PRE-NATIONAL
Hatua
Fungua Exam Types.
Bonyeza kuongeza exam type.
Andika jina la mtihani.
Weka maelezo.
Save.

Mfumo wako una exam types kama TEST 2, MIDTERM, FINAL na TEST 1 kwenye database.

11. Kuingiza Marks

Teacher/Admin anaweza kuingiza alama za wanafunzi.

Hatua
Fungua Enter Marks au Manage Marks.
Chagua darasa.
Chagua somo.
Chagua exam type.
Ingiza marks kwa kila mwanafunzi.
Bonyeza Save.
Muhimu
Hakikisha mwanafunzi yupo kwenye darasa sahihi.
Hakikisha somo limeassigniwa kwenye darasa.
Hakikisha exam type imetengenezwa.
Hakikisha marks zimehifadhiwa kabla ya kutoka kwenye ukurasa.
12. Kuangalia Matokeo ya Wanafunzi

Mfumo una pages mbalimbali za matokeo.

Pages muhimu
Student Results
Results Kubandika
NECTA Results
NECTA Results 1
Matokeo Printout
Overall Certificate
Student Result Card
Subjectwise Certificate
Subjects Performance
Subjectwise Performance
Tathmini ya Matokeo
Hatua
Fungua page ya matokeo unayotaka.
Chagua darasa.
Chagua exam type.
Chagua term/year kama ipo.
Bonyeza view/generate.
Print au download kama page inaruhusu.
13. Attendance / Mahudhurio

Sehemu hii hutumika kurekodi mahudhurio ya wanafunzi au staff.

Status zinazopatikana
Present
Absent
Late
Excused
Hatua
Fungua Attendance.
Chagua darasa.
Chagua tarehe.
Weka status kwa kila mwanafunzi.
Save.

Dashboard inaweza kuonyesha asilimia ya waliohudhuria na idadi ya present, absent, late na excused.

14. Announcements / Matangazo

Sehemu hii hutumika kutuma matangazo kwa watumiaji.

Hatua
Fungua Announcements.
Bonyeza kuongeza tangazo.
Andika title.
Andika ujumbe.
Chagua tarehe au target group kama ipo.
Save/Publish.

Mfumo una uwezo wa kuhifadhi matangazo kama taarifa za mitihani, maelekezo ya walimu au taarifa za shule.

15. Messages na Chat

Mfumo una sehemu ya mawasiliano.

Inaweza kutumika kwa
Admin kutuma ujumbe kwa staff.
Staff kutuma ujumbe kwa admin.
Group chat.
Private chat.
Ujumbe kwa wanafunzi au wazazi.
Hatua
Fungua Messages au Chat.
Chagua mtu au group.
Andika ujumbe.
Tuma.
16. Finance / Fedha

Sehemu hii ni kwa Accountant/Admin.

Pages muhimu
Finance Dashboard
Record Payments
Receipts
Fees
Payment Types
Expenses
Budgets
Finance Reports
Kurekodi malipo
Fungua Record Payments.
Chagua mwanafunzi.
Chagua aina ya malipo.
Weka kiasi kilicholipwa.
Weka tarehe.
Save.
Chapisha receipt kama inahitajika.
Kusimamia matumizi
Fungua Expenses.
Ongeza matumizi.
Weka jina la matumizi.
Weka amount.
Save.

Dashboard inaweza kuonyesha total paid na expenses.

17. Library / Maktaba

Sehemu hii ni kwa Librarian/Admin.

Pages
Library Dashboard
Library Books
Issue Books
Returned Books
Library Reports
Kuongeza kitabu
Fungua Library Books.
Bonyeza Add Book.
Jaza jina la kitabu, author, quantity na details.
Save.
Kutoa kitabu
Fungua Issue Books.
Chagua mwanafunzi.
Chagua kitabu.
Weka tarehe ya kurudisha.
Save.
18. Transport / Usafiri

Sehemu hii hutumika kusimamia magari, routes na wanafunzi wanaotumia usafiri.

Pages
Driver Dashboard
Vehicles
Routes
Students Transport
Trip Reports
Hatua
Sajili gari kwenye Vehicles.
Sajili route kwenye Routes.
Unganisha mwanafunzi na route kwenye Students Transport.
Driver anaweza kuona taarifa za usafiri wake.
19. Health / Afya ya Wanafunzi

Sehemu hii ni kwa Nurse/Admin.

Pages
Nurse Dashboard
Student Health
Medicine Records
Health Reports
Hatua
Fungua Student Health.
Chagua mwanafunzi.
Weka taarifa za afya.
Weka dawa au huduma iliyotolewa.
Save.
20. Backup ya Database

Backup ni muhimu sana kwa usalama wa data.

Hatua
Fungua Database Backup.
Bonyeza Create Backup.
Mfumo utatengeneza backup.
Download backup na ihifadhi sehemu salama.

Mfumo wako una table ya backups inayohifadhi jina la backup, path, type na aliyefanya backup.

21. System Settings

Sehemu hii hutumika kubadilisha mipangilio ya mfumo.

Inaweza kujumuisha
Jina la shule.
Logo.
Mfumo wa roles.
Access ya pages.
Security settings.
Account settings.
Tahadhari
Usibadilishe settings bila kuelewa madhara yake.
Hakikisha umefanya backup kabla ya kufanya mabadiliko makubwa.
22. Kubadilisha Password
Hatua
Fungua Change Password.
Weka password ya zamani.
Weka password mpya.
Rudia password mpya.
Save.
Ushauri
Tumia password yenye herufi kubwa na ndogo.
Tumia namba.
Tumia alama maalum kama @, #, !.
Usimpe mtu mwingine password yako.
23. Logout

Baada ya kumaliza kutumia mfumo:

Bonyeza Logout.
Mfumo utakutoa kwenye akaunti.
Usifunge tu browser bila logout hasa kwenye computer ya pamoja.
Hitimisho

AMSON Schools Smart System ni mfumo kamili wa kusaidia shule kusimamia shughuli zake kwa urahisi, usalama na ufanisi. Mteja akifuata hatua hizi ataweza kutumia mfumo kuanzia kusajili shule, kuongeza users, kusajili wanafunzi, kupanga madarasa, kuingiza marks, kutoa matokeo, kusimamia fedha, attendance, library, transport, health records na backup.

Ushauri kwa mteja: Anza kutumia mfumo kwa mpangilio huu:
School → Admins/Users → Classes → Subjects → Assign Subjects → Staff/Teachers → Assign Teachers → Students → Exam Types → Marks → Results → Finance → Reports